Outlook là gì? Cách sử dụng Outlook hiệu quả nhất mà bạn nên biết.

Đối với những người sử dụng máy tính để  làm việc chắc hẳn đã quá quen thuộc với cụm từ “outlook”. Đây là một trong những thuật ngữ được nói nhiều nhất trong công việc tại các văn phòng công ty, trên các thiết bị truyền tải thông tin. Vậy nhưng đối với những người mới, và ngay cả những người đang sử dụng hàng ngày ứng dụng này cũng chưa chắc đã biết rõ “outlook” là gì? Các tính năng, ưu nhược điểm, cách sử dụng phần mềm outlook như thế nào sao cho hiệu quả nhất.
Nếu bạn đang là người dùng Outlook hay quan tâm về ứng dụng nổi tiếng này thì đừng nên bỏ qua bài viết dưới đây. Những khái niệm cơ bản, tính năng, cách dùng Outlook được tổng hợp trong bài sẽ là những thông tin giúp ích rất lớn cho bạn trong việc xử lý các tác vụ trong công việc một cách nhanh chóng nhất.

Hiểu chung về khái niệm: Outlook là gì? Hay Microsoft Outlook là gì (MS Outlook) ?

Hầu hết người dùng máy tính đều hiểu chung về khái niệm Outlook. Đây là một phần mềm máy tính, dùng để quản lý thông tin cá nhân của Microsoft, nên Outlook còn có tên gọi khác là Microsoft Outlook gọi tắt là Ms Outlook.
Nhiệm vụ của Microsoft Outlook chính là quản lý: Emai, lịch làm việc, quản lý công việc chung, quản lý liên lạc, quản lý ghi chú, quản lý tạp chí, trình duyệt Web…
Về cơ bản thì Outlook có thể hoạt động như một ứng dụng độc lập, không phụ thuộc vào bất kỳ một phần mềm hay một ứng dụng nào khác. Tuy nhiên, để đảm bảo tính linh hoạt và kết nối liền mạch trong công việc thì Outlook có thể sử dụng cùng các ứng dụng khác. Kết hợp tạo ra các tính năng như chia sẻ, trao đổi thư mục công cộng, danh sách SharePoit, hay lịch trình các cuộc họp.

Khái niệm Mail Outlook là gì?

Đây là một mảng công việc lớn của phần mềm Outlook, khi nhắc đến Outlook là bạn không thể không nói đến Email. Outlook tính năng đầu tiên khi ra mắt chính là nhận và gửi thư điện từ, chính vì vậy rất nhiều người gọi Outlook là Mail Outlook. 
Mail Outlook chính là loại hình thư điện tử xuất hiện từ rất sớm. Mang đến rất nhiều tiện ích từ việc quản lý, kiểm ra mail đến, đi, cũng như tham gia vào các công việc văn phòng hàng ngày. Nên đến nay ứng dụng này đã chiếm một vai trò rất lớn trong mọi công việc văn phòng của hầu hết các công ty lớn, nhỏ.
Hiện nay Mail Outlook có nhiều phiên bản không chỉ dành cho máy tính, Windows mà còn chạy được cho IOS, Mac, Android…nên lượng người dùng ngày càng tăng mạnh. Và được coi là một trong những phần mềm quản lý công việc, thông tin cá nhân được yêu thích, sử dụng nhiều nhất

Các phiên bản Outlook thông dụng

Hiện nay phần mềm Outlook được hỗ trợ mượt mà trên Window, Mac, hệ điều hành dành cho các phiên bản điện thoại như: Androi, IOS, Windows Phone, cùng một số nền tảng trình duyệt cho phép khác. Các phiên bản Outlook cũng khá đa dạng và đầy đủ, có thể kể đến như:
+ Outlook for MS – DOS
+ Outlook for Windows 3.1
+ Outlook for Macintosh
+ Outlook 97, 98
+ Outlook  2002, 2003, 2007, 2008 for Mac, 2010, 2011 for Mac, 2013
Các phiên bản được phát triển từ năm 2013 chính là những phiên bản của micorsoft Outlook dành cho hệ điều hành Windows. Và các phiên bản từ năm 2011 là những ứng dụng dành cho các thiết bị sử dụng hệ điều hành IOS

Ưu điểm của phần mềm Outlook

Outlook đầu tiên được biết đến như một dịch vụ quản lý miễn phí, làm nhiệm vụ chính là gửi và nhận thư điện tử. Đến thời điểm hiện nay sau rất nhiều lần cải tiến và thay đổi, các phiên bản nâng cấp của Outlook đều yêu cầu trả cước để mua phiên bản hoàn chỉnh trước khi sử dụng. Outlook đã được người dùng sử dụng như là một trong những công cụ hỗ trợ công việc văn phòng một cách đắc lực và hiệu quả nhất. Những lợi ích mà ứng dụng này mang lại là rất to lớn. Ưu điểm của Outlook có thể kể đến như:
  • Tốc độ truy cập nhanh, khả năng lưu trữ lớn

Ưu điểm nổi trội của Outlook chính là khả năng cho phép truy cập ứng dụng nhanh, không tốn quá nhiều thời gian để có thể đăng nhập, hay tra cứu. 
Không gian lưu trữ lớn cũng là điểm mà rất nhiều khách hàng yêu thích ở ứng dụng này. Bạn có thể gửi hoặc nhận những tập tin có dung lượng lớn kết hợp với One Drive, Sky Drive để hỗ trợ việc gửi file. 
Các tập tin đều được sắp xếp một cách khoa học tùy theo thói quen, cách tra cứu của người dùng: theo dung lượng, thời gian…Không chỉ dễ dàng trong cách tìm kiếm mà, Outlook còn cho phép khôi phục các file đã xóa dù chúng đã nằm gọn trong thùng rác.
  • An toàn trong bảo mật và chống Spam.

Được trang bị tính năng chặn Email theo địa chỉ hoặc tên miền cụ thể nên Outlook có tính bảo mật và khả năng chống Spam khá cao. Bên cạnh đó khả năng khởi tạo địa chỉ Email chỉ dùng một lần nên cũng giúp người dùng tránh khỏi các Spam mail hữu hiệu. Tính năng tạo, xóa, thay đổi các địa chỉ email, đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời cũng được cho là một trong những cải tiến bảo mật vượt trội so với các ứng dụng quản lý thông tin khác.
  • Khả năng kết nối đa dạng

Ngoài các tính năng kết nối cùng HTML, CSS, giúp người dùng sáng tạo để làm sinh động nội dung, hình thức của các bức thư, phân nhóm thư đến, lọc thư riêng theo từng mục đích sử dụng. Thì Outlook hiện nay còn có thể kết nối với các trang mạng xã hội như: Facebook, Twitter, Linkedln,  Skype…mang đến cho người dùng khả năng vừa kiểm tra mail, vừa lướt các kênh mạng xã hội một cách mượt mà và tiện dụng.

Nhược điểm của phần mềm Outlook

Bên cạnh những ưu điểm nổi trội thì Micorsotf Outlook cũng có những nhược điểm mà người dùng nên biết
+ Hiện nay phần mềm Outlook yêu cầu người dùng trả phí mới có thể sử dụng được các phiên bản hoàn chỉnh. Hoặc có thể thu phí theo nhu cầu sử dụng.
+ Dung lượng trong các thư mục như  hộp thư đến, đi, lịch, tác vụ, thư đã xóa…quá lớn sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của ứng dụng.

Các tính năng nổi trội của ứng dụng Outlook Mail.

Các tính năng của Outlook khá đa dạng. Hầu hết người dùng chưa sử dụng hết được các tính năng nổi trội mà ứng dụng này được trang bị. Có thể kể đến như:
+ Khả năng truy cập nhanh.
+ Kết nối đa dạng với nhiều mạng xã hội.
+ Khả năng lưu trữ thông minh, sắp xếp khoa học, tạo tính linh động, dễ truy cập cho người dùng.
+ Tính năng an toàn và bảo mật cao.
+ Outlook mail cho phép khởi tạo Email chỉ dùng một lần ngăn chặn các hoạt động Spam một cách hữu hiệu.
+ Khả năng hoàn tác và khôi phục email đã xóa một cách nhanh chóng.
+ Không gian lưu trữ lớn, không bị giới hạn.
+ Khả năng đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời vô cùng linh hoạt.
+ Tính năng phân loại, lưu giữ thư từ, email vào đúng các thư mục một cách thông minh.
+ Cùng rất nhiều các tính năng ưu việt khác mà người dùng Outlook Mail không nên bỏ qua.

Cách cài đặt phần mềm Outlook

Microsoft Outlook là một phần mềm quản lý cá nhân ưu việt. Có rất nhiều chức năng giúp bạn sắp xếp tốt hơn công việc, lịch trình của mình. Việc cài đặt phần mềm Outlook trên máy tính cũng không có gì quá phức tạp. Tuy nhiên trước khi tiến hành các bước cài đặt phần mềm thì người dùng nên thực hiện các bước đệm quan trọng sau đây:
+ Truy cập vào tài khoản Gmail của mình trên Google. 
+ Tìm vào phần “cài đặt” và chọn vào mục “chuyển tiếp và Pop/ iMap”
+ Lựa chọn tính năng “bật Pop cho thư đến từ bây giờ”
+ Nếu Gmail của bạn sử dụng chế độ đăng nhập 2 lớp thì bạn phải tắt chế độ này đi.
Tất cả những thao tác này là bước chuẩn bị cho cài đặt Outlook được thành công. Bởi ứng dụng này chủ yếu nhận và gửi thư trên Pop và iMap. Nên nếu không làm như trên thì bạn không thể đăng nhập Gmail của mình trên Outlook được.

Các bước tiến hành cài đặt Outlook

Bước 1: Tải phần mềm Outlook về máy.
Bước 2: Mở ứng dụng Outlook và tìm vào phần “File”, “account settings” sau đó bạn chọn “add account”.
Bước 3: Trong phần “add new account” thì bạn hãy chọn lấy “Manually configure server settings or additional server types”. Sau đó thì nhấn nút Next, rồi lại chọn vào phần “Internet E – mail” và tiếp tục nhấn “Next”
Bước 4: Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện và bạn điền đầy đủ các thông tin vào từng mục
  • Your Name: Tên tài khoản của bạn
  • Email Address: Tài khoản Gmail của bạn
  • Account type: Loại tài khoản
    Incoming mail server: Server của tài khoản mail nhận
  • Outgoing mail server(SMTP): Server của tài khoản mail đi
    User Name: Tài khoản gmail của bạn
  • Password: Password đăng nhập gmail
Bước 5: Chọn vào phần “More Settings” sau đó chọn “My outgoing server (SMTP) requires athentication”. Tiếp theo đó bạn chuyển sang mục “Advanced” để điền đầy đủ các thông số như sau: 
Incoming server POP3 – 995
Chọn This server requires an encrypted connection (SSL)
Outgoing server SMTP – 587
Use the following type of encrypted connection – TSL
Bước 6: Nhấn Ok để hoàn tất quá trình cài đặt. Sau khi thực hiện thành công thì bạn nên chọn vào nút “Send/ Recieve All Folders” để cập nhật tất cả các Email có trong tài khoản.

Cách sử dụng phần mềm Outlook –  Mail Outlook hiệu quả

Outlook thực sự là một phần mềm quản lý tuyệt vời mà người dùng hiện nay đang rất yêu thích. Bởi khi bạn đã cài đặt, đăng nhập được tài khoản vào trên ứng dụng Outlook thì mọi việc sử dụng đều rất dễ dàng. 
+ Hãy chắc chắn rằng trong máy tính của bạn đã có phần mềm Outlook.
+ Hãy cài đặt và đăng nhập tài khoản của mình trên Outlook thành công.
+ Ban có thể kiểm tra máy tính của mình đã được tích hợp Outlook hay chưa bằng cách gõ từ khóa Outlook vào thanh tìm kiếm ở Start của hệ điều hành Window.
+ Thiết lập các chế độ: nhận và gửi email, sử dụng lịch, tạo danh bạ, cùng các tác vụ khác của Outlook ngay trên phần mềm mà bạn sử dụng.
+Các yêu cầu như thiết lập múi giờ, lựa chọn ngôn ngữ, lựa chọn chủ đề, thêm chữ ký sẽ được yêu cầu trong lần đầu tiên bạn đăng nhập mới. Điều này không có gì phức tạp, bạn chỉ cần làm theo và hoàn thành các yêu cầu đó là được.
Nhìn chung nếu bạn đã cài đặt, và đăng nhập Outlook thành công thì không có gì cản trở bạn sử dụng linh hoạt các tính năng của ứng dụng này. Bởi đây là một trong những phần mềm đã được tối ưu hóa các công năng trở nên đơn giản nhất cho người dùng.

Cách đăng nhập và tạo tài khoản phần mềm Outlook.

Cách đăng nhập và tạo tài khoản phần mềm Outlook thường được thực hiện qua các bước cơ bản dưới đây
Bước 1: Tạo tài khoản Outlook: Bạn mở  account.microsoft.com hoặc lựa chọn Sign up và chọn Đăng Nhập. Và tích vào mục Tạo tài khoản mới.
Bước 2: Một cửa sổ Microsoft xuất hiện với hai sự lựa chọn là “sử dụng số điện thoại” hoặc “nhận địa chỉ Email mới”. Thì bạn có thể sử dụng một trong hai cách đều được.
Bước 3: Tìm một cái tên tài khoản như bạn muốn, sau đó nhấn vào “tiếp theo” để chuyển sang phần tạo mật khẩu.
Bước 4: Ở bước này bạn bắt đầu tạo mật khẩu cho tài khoản Outlook của mình. Hãy đảm bảo mật khẩu của bạn đủ mạnh, để cho độ an toàn cao nhất. Sau khi hoàn thành hãy nhấn nút “Tiếp theo”
Bước 5: Điền đầy đủ vào các mục thông tin họ tên, rồi nhấn vào nút “tiếp theo”
Bước 6: Hoàn thành đầy đủ các thông tin và xác thực bạn đã vừa mở tài khoản Outlook thành công.
Với 6 bước như trên bạn đã hoàn thành quá trình tạo tài khoản Outlook mới. Để đăng nhập tài khoản thì bạn phải làm thêm những bước như sau:
+ Mở ứng dụng Outlook và lựa chọn mục “Đăng nhập”
+ Nhập tài khoản và mật khẩu Email Outlook của bạn vào mục yêu cầu.
+ Bạn nhấn vào mục kế tiếp và lựa chọn “Giữ cho tôi đăng nhập” nếu muốn là sau bạn không phải nhập mật khẩu khi đăng nhập.
Trên đây là những thông tin mà Laptop 3 miền tổng hợp chung về ứng dụng Outlook đang được người sử dụng rất ưa chuộng. Hi vọng đây sẽ là những kiến thức hữu ích dành cho những ai đang quan tâm và muốn sử dụng phần mềm hữu ích này.

Sản phẩm đang khuyến mãi

Giảm 4%
23.500.000 
Giảm 10%
Giảm 20%
800.000 
Giảm 14%
300.000 
Giảm 21%
Giảm 1%
34.500.000 
Giảm 13%
2.600.000 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Get a weekly email with best free content
Subscribe
Chúng tôi sẽ gọi lại ngay cho bạn !
Gửi